Politique de confidentialité

1. Introduction

La confidentialité est au cœur de notre pratique. MIB CONSEILS INC, (ci-après « MIB », « la société », « nous », « nos », « notre ») s’engage à protéger votre vie privée et la confidentialité de vos données. Nous protégeons rigoureusement la vie privée de nos clients et leurs informations financières. La présente politique de confidentialité (ci-après la « politique ») décrit quels renseignements personnels nous recueillons et de quelle façon nous les utilisons, les communiquons et les conservons. Notre politique vise à protéger les renseignements personnels que vous nous confiez et qui sont indispensables pour notre relation d’affaires avec vous.  Elle a été conçue conformément aux lois applicables relatives à la protection des renseignements personnels.

2. Collecte des renseignements personnels

Nous recueillons habituellement les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement, mais nous pouvons également recueillir des renseignements de tiers et à titre de mandataires de nos clients, si nous avons ou s'ils ont obtenu le consentement requis ou si la loi l'autorise ou l'exige.

Les renseignements personnels (ci-après les « renseignements ») sont tous les renseignements qui concernent une personne physique et qui permettent de l’identifier directement ou indirectement.

Types de renseignements personnels recueillis

Les renseignements personnels recueillis peuvent inclure : votre nom; adresses électronique et postale; numéro de téléphone; nom de l’entreprise; date de naissance; sexe; état civil; identifiants gouvernementaux (numéros de passeport, de permis de conduire, d’assurance sociale, etc.); situation d’emploi, données financières, comme de l’information relative à vos déclarations de revenus, vos revenus et dépenses, vos actifs et le contenu d’un spécimen-chèque, tels des coordonnées bancaires; situation sociale ou familiale, situation de santé (handicaps); des renseignements relatifs au recrutement, comme le contenu d’un curriculum vitae, tels des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels; et tout autre renseignement personnel que vous pouvez nous fournir de temps à autre.

Les renseignements personnels incluent notamment des renseignements sur le style de vie : besoins de liquidité, plans de voyage, plans de retraite, renseignements sur le patrimoine, contrats d’assurance, testament, mandat de protection ou d’inaptitude, etc.

Les renseignements personnels incluent également des renseignements au sujet d’autres personnes, telles que des bénéficiaires, fiduciaires, mandataires, conjoints, personnes à charge. 

Si vous nous fournissez des renseignements sur une autre personne, nous présumons que vous êtes autorisés à le faire, et que vous avez obtenu le consentement de cette personne pour la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements aux fins énoncées dans cette politique.

Renseignements personnels pour les individus âgés de moins de 14 ans

Nous ne recueillons et n'utilisons pas sciemment des renseignements personnels de personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, vous ne devez pas nous fournir vos renseignements personnels sans le consentement de vos parents ou de votre tuteur.

Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous apprenez que votre enfant nous a fourni des renseignements personnels sans votre consentement, veuillez nous contacter comme indiqué à la section « Nous joindre » pour demander que nous supprimions les renseignements personnels de cet enfant de nos registres.

 

3. Utilisation des renseignements recueillis

C’est principalement dans le cadre de la prestation de services professionnels que MIB recueillera, utilisera et communiquera des renseignements personnels concernant ses clients, afin de se conformer aux lois, aux règlements et aux normes professionnelles applicables, ou dans le but d’obtenir du soutien ou des services technologiques et administratifs.

 

4. Communication des renseignements recueillis

Vos renseignements ne sont communiqués qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis lorsque les lois applicables le permettent ou l’exigent. Nous ne vendons pas, ne communiquons pas, n’échangeons pas, ni ne communiquons vos renseignements à de tierces parties, sauf dans les cas d’exception prévues par la loi.

Aux fins de la prestation de nos services, ces renseignements sont accessibles aux employés, à nos consultants ou à nos fournisseurs de services lorsque leurs fonctions l’exigent. Tous nos employés, consultants et fournisseurs de services signent une entente de confidentialité. Ils ne sont pas autorisés à utiliser ni communiquer vos renseignements à des fins autres que celles prévues dans lesdites ententes.

Communication à des tiers

La communication de vos renseignements à des tiers et à nos fournisseurs de services est parfois nécessaire pour la prestation de services pour notre compte et pour votre compte. Nous pouvons divulguer vos renseignements notamment à / pour :

  • Obligations légales et réglementaires applicables;

  • Demandes de renseignements et communications d’autorités compétentes;

  • Ouverture de compte d’un client et autres besoins de nature administrative;

  • Comptabilité financière, facturation et analyse des risques;

  • Relations avec la clientèle;

  • Développement des affaires;

  • Services que nous recevons de nos conseillers professionnels, notamment les avocats et les consultants.

                 

5. Notre site internet

Vos renseignements peuvent être recueillis ou vous être transmis via le portail sécurisé CCH IFirm (Wolters Kluwer). De plus, des renseignements peuvent être recueillis lorsque vous visitez notre site internet. Ce site web recueille des données personnelles pour alimenter nos analyses, et notamment : des informations sur votre navigateur, votre réseau et votre appareil; les pages web que vous avez visitées avant d’accéder à ce site web; votre adresse IP. Ces informations peuvent également comprendre des détails sur l’utilisation que vous faites du site web, et notamment vos clics, les liens internes, les pages visitées, le défilement et vos recherches. 

Nous partageons ces informations avec Squarespace, notre fournisseur d’analyse de site web, pour connaître le trafic et l’activité du site. Ce site utilise des fichiers témoins (cookies) et des technologies similaires, c’est-à-dire de petits fichiers ou des morceaux de texte qui se téléchargent sur le navigateur lorsqu’un visiteur accède à un site web ou à une application. Pour connaître les cookies placés dans votre navigateur, consultez l’article Les cookies utilisés par Squarespace. Ces cookies fonctionnels et obligatoires sont utilisés systématiquement afin de permettre à Squarespace, notre plateforme d’hébergement, de vous assurer une utilisation sécurisée de ce site web. Ces cookies analytiques et de performance sont utilisés sur ce site, comme décrit ci-dessous, uniquement lorsque vous prenez connaissance de notre bandeau sur les cookies. Le site utilise les cookies analytiques et de performance pour analyser le trafic, l’activité et d’autres données du site.

Lorsque vous envoyez des informations sur ce site via un formulaire web, nous collectons les données requises dans le formulaire afin de traiter vos demandes et y répondre. Nous partageons ces informations avec Squarespace, notre fournisseur d’hébergement, afin qu’il puisse nous fournir des services web. Notre site web est hébergé par Squarespace, qui recueille des données personnelles lorsque vous le visiter, notamment :

  • Des informations sur votre navigateur, votre réseau et votre appareil;

  • Les pages web que vous avez visitées avant d’accéder à ce site web;

  • Votre adresse IP.

Ces données sont nécessaires pour assurer le fonctionnement de notre site web ainsi que pour protéger et améliorer la plateforme et ses services. Squarespace analyse les données de façon non personnelle.

 

6. Consentement

MIB ne recueille, n’utilise et ne communique vos renseignements qu’avec votre consentement ou si la loi le permet ou l’exige (exemples : ordonnance d’un tribunal ou pour prévenir ou cesser une fraude). Votre consentement est spécifique aux fins des services demandés et est d’une durée variable, c’est-à-dire pour le temps nécessaire à la prestation de nos services.

Votre consentement peut-être explicite ou implicite ou fourni par vos représentants autorisés.  Le consentement peut être fourni verbalement ou par écrit; il peut également être implicite, par exemple lorsque vous continuez à nous fournir des renseignements personnels dans le cadre de notre relation continue ou lorsque vous fournissez vos coordonnées personnelles à des membres de MIB dans le cadre du mandat. En utilisant nos services et en nous transmettant vos renseignements, vous consentez à cette politique et à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements conformément à cette politique.

 

7. Conservation et protection de vos renseignements

Vos renseignements personnels ne sont conservés que le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, y compris pour nous permettre de respecter toute exigence réglementaire ou prévue par la loi, après quoi, ils sont détruits selon des mesures strictes de sécurité.

MIB se réserve le droit de rendre certaines données anonymes et d’utiliser ces données, rendues anonymes, sans préavis ou sans consentement dans un but légitime, comme par exemple, développer ou améliorer un de nos services.

MIB a instauré et maintient des mesures de sécurité physique, organisationnelles, contractuelles et technologiques pour la sécurité de vos renseignements. Ces mesures visent à protéger vos renseignements d’un vol, d’une perte ou destruction accidentelle, d’un accès non autorisé, d’une reproduction, d’une divulgation ou communication non autorisée, d’une utilisation malveillante ou d’une modification injustifiée. Les tiers auxquels sont communiqués des renseignements doivent se conformer aux mesures de sécurité que nous avons instaurées.

Nos mesures incluent de la formation du personnel relative à nos obligations en matière de confidentialité; des restrictions physiques et technologiques d’accès aux renseignements ainsi que des accès ciblés aux personnes autorisées qui ont besoin des renseignements dans le cadre du travail accompli; des moyens de sécurité pour l’accès à nos locaux et nos équipements (système d’alarme, cartes d’accès, clés); des moyens de sécurité de nos systèmes (mot de passe, pare-feu, sauvegarde des données, logiciel anti-virus). 

Malgré ce qui précède et toutes les mesures prises, il est impossible de garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels et nous ne pouvons pas réduire à zéro les risques de vol, piratage, perte, etc., peu importe les méthodes de communication, de transmission et de conservation physique et électronique des données. Nous mettons tout en œuvre pour protéger la sécurité de vos données, mais nous ne pouvons en garantir la sécurité absolue.

 

8. Vos droits

Vous disposez d’un certain nombre de droits à l’égard de vos renseignements personnels. Sur demande écrite, vous pouvez :

  • avoir accès aux renseignements que nous détenons, connaître l’utilisation que nous en faisons et demander que ces renseignements vous soient communiqués par écrit; 

  • demander une rectification de vos renseignements si ceux-ci sont inexacts, incomplets ou périmés;

  • retirer votre consentement relatif à la communication et/ou l’utilisation des renseignements ou modifier votre consentement sous réserve de restrictions contractuelles ou légales;

  • Vous avez le droit de déposer une plainte à la Commission d’accès à l’information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable.

Dans le cas où certaines des actions mentionnées précédemment étaient prises, il pourrait devenir difficile, voire impossible que nous puissions vous fournir certains de nos services ou de maintenir une relation d’affaires.

                                   

9. Nous joindre

Pour toute question au sujet de cette politique, pour porter plainte ou pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Par courriel au : info@mibconseils.com ou par la poste, à l’adresse suivante :

MIB CONSEILS INC.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Marianne Richard

1, Place Ville-Marie, bureau 1050

Montréal, (Québec) H3B 4S6

 

 

10. Mise à jour

Nous pouvons modifier la présente politique en tout temps. Le cas échéant, nous changerons la date de « dernière mise à jour » au bas du présent document. Tout changement entrera en vigueur à compter de la date de la dernière mise à jour. Nous vous invitons donc à relire périodiquement cette politique pour savoir comment nous protégeons vos renseignements personnels.

                 

Dernière mise à jour : 10 avril 2025